Де повинні знаходитися трудові книжки
Порядок ведення та заповнення трудових книжок регулюється нормами Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р. № 58 (далі – Інструкція № 58). На жаль, Інструкція № 58 не містить положень щодо оформлення трудових книжок для працівників філій та інших відокремлених підрозділів. Пунктом 1.1 даної Інструкції встановлено, що «трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації (далі – підприємство) усіх форм власності…».
Чи є філія підприємством?
Тому для з’ясування місцезнаходження трудових книжок працівників, що працюють у філіях, спочатку визначимо, що таке філія. Статтею 95 Цивільного кодексу України (далі – ЦК) визначено, що філія є відокремленим підрозділом юридичної особи, який розташований поза його місцезнаходженням та здійснює всі або частину її функцій. З’ясуємо, чи є філія підприємством у тому значенні, яке застосовується Інструкцією № 58. Стаття 62 Господарського кодексу України (далі – ГК) зазначає, що підприємство є юридичною особою, має відокремлене майно, самостійний баланс, рахунки в установах банків, печатку із своїм найменуванням та ідентифікаційним кодом. Філія частково відповідає цьому визначенню: вона не є юридичною особою (п. 4 статті 64 ГК), не має відокремленого майна – майно філії це майно головного підприємства. Це логічне твердження з 04.02.2005 р. (дати прийняття Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України» № 2424-IV) було закріплено законодавчо. Перестало існувати таке майнове право, як право оперативного використання майна (колишня ст. 138 ГК). З іншого боку, філія має свою печатку, яка повинна відповідати вимогам Інструкції про порядок видачі міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям, господарським об’єднанням та громадянам дозволів на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, а також порядок видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів, затвердженої наказом МВС України від 11.01.99 р. № 17, – характерна риса такої печатки слово «Філія» (пп. 3.2.7 Інструкції № 17). Підприємства можуть відкривати рахунки в установах банків через свої відокремлені підрозділи (ст. 64 ГК) відповідно до закону, а саме так, як це передбачено п. 3.3 і п. 9.3 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою НБУ від 12.11.2003 р. № 492.
Таким чином, термін «філія» відповідає терміну «підприємство» в частині визнання її суб’єктом господарювання
Відповідно до ст. 64 ГК підприємство може створювати структурні або відокремлені підрозділи. До структурних підрозділів належать: виробництво, цех, відділ, відділення, дільниця тощо. Такі підрозділи є часткою підприємства, до складу якого вони входять. Чинним законодавством структурні підрозділи не розглядаються як самостійні суб’єкти господарської діяльності. Відокремлені підрозділи (філії, представництва), незважаючи на виключення із ГК п. 3 ч. 2 ст. 55 і ст. 132, які визначали їхній статус самостійного суб’єкта господарювання, такими все ж таки є. Адже такі підрозділи відповідно до чинного законодавства вносяться до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ), як правило, є платниками податків, виділені на окремий баланс і зобов’язані вести бухгалтерський облік, на підставі якого ґрунтується фінансова, податкова, статистична та інші види звітності такого підрозділу. Філія відокремлена територіально, але не юридично, оскільки не має статусу юридичної особи.
Місцезнаходження – підприємство
Таким чином, не беручи до уваги те, де саме знаходитимуться трудові книжки, вони заходитимуться на підприємстві. Але вважаємо за доцільне зберігати їх у відділі кадрів або службі, на яку покладено ведення кадрової роботи саме філії. Крім того, що це буде цілком правильно, це буде зручно з точки зору оперативного ведення кадрового обліку, а також не спричинятиме додаткових складностей працівникам філії, які повинні будуть їхати в іншу місцевість для того, щоб зареєструвати свої трудові відносини з філією на головному підприємстві.
Трудова книжка керівника
Керівники філій призначаються юридичною особою та діють на підставі виданої їм довіреності (ст. 95 ЦК). З огляду на те що призначення на посаду керівника філії здійснюється наказом по особовому складу головного підприємства, правильним буде зберігати трудову книжку за місцезнаходженням юридичної особи.
Штатний розклад
Одразу хочемо зазначити, що краще та правильніше штатний розклад філії включати до штатного розкладу головного підприємства. Це дасть змогу керівництву юридичної особи з самого початку діяльності філії визначити оптимальну організаційну структуру філії, яка максимально відповідає меті її створення. Зробивши це з самого початку, ви будете «застраховані» від «нецільового» використання трудових ресурсів філією, зайвого витрачання коштів на оплату праці, що є основою управлінського обліку та фінансового менеджменту.
Організаційну структуру, чисельність працівників і штатний розклад підприємство визначає самостійно (стаття 64 ГК). Штатний розклад складається відповідно до структурних підрозділів у порядку підлеглості, враховуючи підлеглість у самому структурному підрозділі. Він оформляться по аналогії з розкладом структурного підрозділу із зазначенням посад і професій, які відповідають Державному класифікатору України ДК 003-95 «Класифікатор професій», але без зазначення прізвищ (така практика має місце на деяких підприємствах).
Штатний розклад затверджується керівником (директором) юридичної особи і діє протягом календарного року.
Якщо протягом року відбуваються суттєві зміни в організаційній структурі, необхідно видати наказ про затвердження нового штатного розкладу.
У разі незначних змін можна видати наказ про внесення змін до штатного розкладу з обґрунтуванням змін та їх формулюванням.
На філію надсилається витяг з наказу про створення штатного розкладу в частині, що стосується даної філії.
Чи має право філія на ведення записів про прийом та звільнення?
Як ми з’ясували вище, трудові книжки філії знаходяться за місцезнаходженням філії. Значить, усі записи в них ведуться теж філією.
Стосовно ведення записів у трудових книжках про прийом, звільнення а також інші відомості, хочемо зазначити головну тезу: правочин, який здійснює філія в рамках функцій та повноважень, передбачених Положенням про філію, є правочином, здійсненим головним підприємством.
Для цього на етапі прийняття рішення про створення філії затверджується Положення про філію підприємства. Положення має значення, аналогічне значенню Статуту підприємства: воно регламентує правовий статус філії, мету й предмет діяльності, взаємовідносини між юридичною особою і філією, порядок роботи філії. В обов’язковому порядку, крім інших прав та обов’язків філії, в Положенні необхідно обумовити повноваження директора філії здійснювати прийом на роботу та звільнення працівників, видавати накази та розпорядження по філії, які обов’язкові її для працівників. Це необхідно ще для того, щоб підрозділам, які розміщені на значній відстані від керівного органу юридичної особи, надавати певну самостійність. Інакше виникає необхідність у постійному прийманні/передачі всіх документів; відсутність права у керівника віддаленого підрозділу на самостійне укладення договорів призводить до втрати часу та коштів як при розробці та узгодженні пунктів договорів, так і при їх підписанні; постають питання забезпечення безперебійного зв’язку; здійснення заходів для оперативного прийняття рішень; з’являються транспортні та інші проблеми при виконанні функцій, покладених на підрозділ підприємством.
З огляду на це, будь-які накази філії по особовому складу, які супроводжуються записом у трудовій книжці, мають таку ж юридичну силу, як накази по головному підприємству, тільки вчинені за місцезнаходженням, іншим ніж місцезнаходження головного органу управління.
Додамо, що при вчиненні запису в трудовій книжці слід вказувати філію, в якій працівник працює. Наприклад: «Прийняти на посаду бухгалтера філії <…….>», «Звільнити з посади бухгалтера філії <……..>».
На закінчення хочемо підвести підсумки: все, що робить філія, є юридично «правильним», якщо всі дії такої філії передбачені Положенням про філію підприємства й не суперечать чинному законодавству, вимоги якого повинні дотримуватися як філія, так і головне підприємство, яке її «породило».
Роман Єфименко
«Бізнес-консультант», червень 2006 р., № 6 (38), с. 58
Дата підготовки 01.06.2006
Журнал «Бізнес-консультант»