1. Так, якщо ломбард має відокремлені підрозділи, то у внутрішніх правилах повинно бути зазначено «фінансова установа ломбард та його відокремлені підрозділи»
2. До внутрішніх правил про ведення фінансового моніторингу в ломбардах додати: «Установа зобов’язана повідомити Держфінмоніторинг України про призначення або звільнення відповідального працівника (або особи, яка тимчасово виконує його обов’язки) протягом трьох робочих днів з моменту його призначення, тимчасового призначення або звільнення.
На момент здійснення першої фінансової операції у новоствореній установі (відокремленому підрозділі) має бути призначено відповідального працівника.
Повідомлення про призначення або звільнення відповідального працівника (або особи, яка тимчасово виконує його обов’язки) подається у формі N 1-ФМ, визначеній наказом Держфінмоніторингу України від 13.05.2003 N 48, що зареєстрований у Міністерстві юстиції України 23.05.2003 за N 394/7715.".
3. До внутрішніх правил про ведення фінансового моніторингу в ломбардах додати: "У разі наявності в установі відокремлених підрозділів за поданням керівника відокремленого підрозділу керівник установи призначає відповідального працівника установи у відокремленому підрозділі. Відповідальний працівник установи у відокремленому підрозділі підзвітний тільки керівникові установи. Установа зобов’язана повідомити Держфінмоніторинг України про призначення або звільнення відповідального працівника установи у відокремленому підрозділі (або особи, що тимчасово виконує його обов’язки) протягом трьох робочих днів з моменту його призначення, тимчасового призначення або звільнення.
У разі недоцільності введення окремої посади відповідальним працівником установи у відокремленому підрозділі може призначатися керівник або інша посадова особа відокремленого підрозділу установи.".
4. "Не може бути призначена відповідальним працівником особа:
яка має судимість за вчинення умисного злочину, якщо ця судимість не погашена і не знята в установленому законодавством порядку;
з якою в установи відсутні трудові відносини".
5. У правилах відобразити "працівники ломбарду, що беруть участь у здійсненні або в забезпеченні здійснення фінансової операції".
6. У правилах ведення фінансового моніторингу в ломбарді повинно бути зазначено: «Для забезпечення виконання вимог законодавства України з питань запобігання легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом, та фінансуванню тероризму установи зобов’язані розробляти і реалізовувати програми здійснення фінансового моніторингу, що затверджуються керівником установи за поданням відповідального працівника.
7. У внутрішньому положенні «Програма здійснення фінансового моніторингу у Повному товаристві» навести: «Програма розробляється відповідно до законодавства у сфері запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, та фінансуванню тероризму.
Програма є внутрішнім документом установи, який містить план запровадження комплексу заходів з організації проведення в установі фінансового моніторингу з урахуванням специфіки діяльності установи, у тому числі того, що здійснюється її відокремленими підрозділами, та план проведення перевірок виконання зазначених заходів».
8. У Програмі повинні бути відображені такі заходи:
«розробка та постійний перегляд критеріїв оцінки ризику проведення клієнтом операцій з легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом;
ознайомлення працівників установи із законодавством України з питань запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, та фінансуванню тероризму;
ознайомлення працівників установи з порядком підготовки та подання відповідальному працівнику інформації, необхідної для прийняття рішення про інформування Держфінмоніторингу України та правоохоронних органів;
ознайомлення працівників установи з порядком збору та зберігання документів, які стосуються фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу;
ознайомлення працівників установи з вимогами щодо забезпечення конфіденційності інформації про фінансові операції, які підлягають фінансовому моніторингу та можуть бути пов’язані, мати відношення або призначатися для фінансування тероризму;
ознайомлення працівників установи з внутрішніми документами установи з питань фінансового моніторингу;
ознайомлення працівників установи з типологіями відмивання грошей через установи, розробленими компетентними органами, у тому числі іноземними, які працюють у сфері запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, та фінансуванню тероризму;
ознайомлення працівників установи з порядком проведення ідентифікації клієнтів установи;
організація та проведення для працівників установи навчальних занять, тренінгів тощо;
інформування керівника установи про виявлені фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу;
постійне оновлення внутрішніх документів, які стосуються проведення фінансового моніторингу в установі.
Вищенаведений перелік заходів не є вичерпним. Установа відповідно до специфіки здійснюваних видів діяльності може розширювати наведений перелік.
Строк, на який складається програма, визначається установою, виходячи з її реальних потреб. Протягом строку дії програми до неї можуть уноситися зміни.".
9. Слід зауважити, що відповідно змін, що відбулись, фінансова установа зобов’язана розробити та затвердити правила і програму здійснення фінансового моніторингу протягом трьох робочих днів з дати призначення відповідального працівника, але в будь-якому разі не пізніше моменту здійснення першої фінансової операції.
10. У тих положеннях, де мова йде про виявлення операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, та надання інформації про них, слід зазначити:
«Перед здійсненням фінансової операції або не пізніше наступного робочого дня після її здійснення працівник установи, що забезпечує здійснення фінансової операції або є відповідальним за проведення фінансового моніторингу, з’ясовує можливість віднесення її до такої, що відповідно до Закону підлягає фінансовому моніторингу, та в разі виявлення такої фінансової операції того самого дня проводить її реєстрацію.
Зазначені обов’язки встановлюються ломбардом у відповідних посадових інструкціях працівників, що забезпечують проведення фінансових операцій.
Виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу та які можуть бути пов’язані, мати відношення або призначатися для фінансування тероризму, та подання інформації про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, здійснюються установою (відокремленим підрозділом) відповідно до Закону та в порядку, передбаченому актами Кабінету Міністрів України та Держфінмоніторингу України.
Щодо фінансової операції, яка підлягає фінансовому моніторингу, установа має забезпечити:
а) реєстрацію цієї операції в порядку, установленому Кабінетом Міністрів України та Держфінмоніторингом України;
б) ужиття заходів, спрямованих на з’ясування суті та мети операції клієнта, у тому числі шляхом витребування додаткових документів і відомостей, що стосуються цієї операції;
в) ужиття в межах законодавства України інших заходів з метою належного виконання вимог законів України з питань запобігання та протидії легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом;
г) надання за наявності відповідних ознак Держфінмоніторингу України інформації про цю фінансову операцію та про осіб, які брали (беруть) участь в її проведенні.
Відповідальний працівник установи (відокремленого підрозділу) самостійно приймає рішення щодо інформування Держфінмоніторингу України про операції, які підлягають обов’язковому фінансовому моніторингу.
Реєстрація фінансових операцій та їх подання до Держфінмоніторингу України здійснюється у порядку, визначеному законодавством України, щодо запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, та фінансуванню тероризму.
Установа самостійно розробляє критерії оцінки ризику проведення клієнтом фінансових операцій з легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом.
(Орієнтовний перелік критеріїв наведений у додатку до наказу Держфінмоніторингу України від 24.04.2003 N 40 "Про затвердження Вимог до організації фінансового моніторингу суб’єктами первинного фінансового моніторингу у сфері запобігання та протидії запровадженню в легальний обіг доходів, одержаних злочинним шляхом, та фінансуванню тероризму", зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 29.04.2003 за N 337/7658).
Додатковими критеріями для установ також можуть бути:
невідповідність контрагентів, які є страховиками та перестраховиками-нерезидентами, вимогам, що встановлюються Держфінпослуг до рейтингів фінансової надійності (стійкості) страховиків та перестраховиків-нерезидентів;
настання страхового випадку в короткий строк після укладення договору страхування;
учасником фінансової операції є фінансова установа, зареєстрована в країні (на території), про яку відомо, що в даній країні (на даній територій) не здійснюється нагляду за фінансовими установами.".
11. Для забезпечення належної реалізації обов’язків суб’єкта первинного фінансового моніторингу, передбачених Законом, фінансова установа зобов’язана проводити ідентифікацію осіб, які здійснюють фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, відкривають рахунки, або за наявності підстав уважати, що інформація щодо ідентифікації особи потребує уточнення.