Яким чином установа, у разі її ліквідації як юридичної особи, передає на збереження до Держкомархіву України документи (до закінчення встановленого Законом 5-річного терміну), передбачені для зберігання відповідно до статті 5 Закону України „Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом”.
Яка повинна бути процедура передачі таких документів та порядок їх зберігання у Держкомархіві України, враховуючи те, що зазначені вище документи містять інформацію обмеженого доступу ?
Щодо зазначеного питання Держкомархівом України листом від 23.05.2007 № 01-800 роз’яснено наступне.
Порядок передавання документів до архіву у разі ліквідації установи регламентовано Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 497/5598 (розділ 12.3).
Отже, якщо установа ліквідується без правонаступників, її архівні справи з основної діяльності, строки тимчасового зберігання котрих ще не закінчилися, та документи, не закінчені у діловодстві, передаються її органу вищого рівня, якщо він існує на території Автономної Республіки Крим, відповідної області, мм. Києва, Севастополя.
Якщо органів вищого рівня на території зазначених регіонів не існує, всі архівні справи і документи установи – фондоутворювача повинні бути прийняті відповідним державним або іншим архівом, наприклад, трудовим.
Відповідно до частини першої статті 29 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» місцеві органи виконавчої влади та органи місцевого самоврядування створюють архівні установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудові архіви).
Користування документами, що містять інформацію обмеженого доступу, в державних та інших архівах здійснюється відповідно до законів України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про інформацію».