Як не дивно, але в жодному нормативному документі ми не знайдемо, по-перше, чіткого визначення терміну «штатний розпис». Юридичні довідники пояснюють цей термін як документ, який встановлює для підприємства, закладу, організації структуру, штати і посадові оклади працівників та містить назви посад, чисельність персоналу й оклади по кожній посаді.
По-друге, єдиної затвердженої уніфікованої форми штатного розпису для всіх підприємств також не існує. Виключення становлять лише бюджетні організації, для яких відповідно до Постанови КМУ від 28.02.2002 р. № 228 «Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ» визначено, що типова форма штатного розпису установи затверджується Міністерством фінансів України. У разі необхідності міністерства чи інші центральні органи виконавчої влади за згодою Мінфіну можуть встановлювати форму штатного розпису для відповідної галузі.
Як правило, до штатного розпису заносять такі відомості:
• перелік посад;
• кількість штатних одиниць;
• суми посадових окладів та надбавок;
• місячний фонд оплати праці.
Третя особливість полягає в тому, що жоден нормативний документ не містить і однозначної вказівки на обов’язковість такого документа для усіх українських підприємств.
Єдиним законодавчим актом, на основі якого робляться висновки про необхідність наявності штатного розпису, є Господарський кодекс України, відповідно до статті 64 якого підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.
Тим не менш, Міністерство праці й соціальної політики неодноразово у поясненнях (в тому числі у листі № 162/06/187-07 від 27.06.2007 р. «Відносно штатного розпису») наполягало на тому, що затвердження штатного розпису на підприємстві є обов’язковим, і його відсутність необхідно вважати порушенням вимог законодавства про працю, за яке роботодавець може нести адміністративну відповідальність згідно з частиною 1 статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КУпАП).
На мій погляд, наявність штатного розпису на підприємстві є бажаною, оскільки, спираючись на нього, вирішується ціла низка питань як внутрішнього характеру (прийом на роботу і переведення працівників, встановлення доплат тощо), так і зовнішнього (наприклад, складання і подання в державні органи встановленої звітності).
Якщо ж адміністрація приходить до висновку, що затвердження штатного розпису є нераціональним, необхідно бути готовим до того, що свою точку зору доведеться відстоювати перед представниками Держнаглядпраці у випадку проведення останніми перевірки підприємства.
Чи у всіх компаній (зокрема, комерційних) при складанні штатного розпису посади мають відповідати Класифікатору професій? Ми дізналися в пенсійному фонді, що при розрахунку пенсії це не має значення, тому суворої відповідності в назвах не вимагається. Але в довіднику з кадрового діловодства зазначено, що при перевірці фінансово-господарської діяльності підприємства їй підлягає й штатний розклад (у тому числі й відповідність посад Державному класифікатору професій). Хотілося б дізнатися, наскільки серйозними можуть бути наслідки таких порушень?
У назвах наших посад чимало вільностей, оскільки фірма є дочірнім підприємством іноземної компанії. Яке покарання загрожує роботодавцю за це порушення? Які наслідки для працівників можуть виникнути в такому випадку?
Оскільки, як ми вже зазначали, законодавство не регламентує питання оформлення штатного розпису, сам факт зазначення у ньому назв посад і професій, не передбачених Класифікатором професій ДК 003:2005 (затверджений указом Держкомітету України з питань технічного регулювання й промислової політики від 26.12.2005 р. № 375), не можна вважати порушенням. Однак працівника буде прийнято саме на посаду, вказану у штатному розписі, тобто відповідний запис з’явиться й у трудовій книжці цього співробітника. Тут ми стикаємося вже з порушенням положень Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників № 58 від 29.07.93 р., що передбачає внесення відомостей про роботу у суворій відповідності до Класифікатора професій (п. 2.14 Інструкції).
Тепер складно оцінити наслідки для працівників, оскільки нині при нарахуванні пенсій на перший план виходять не відомості, вказані у трудових книжках, а дані персоніфікованої системи обліку внесків до Пенсійного фонду. Однозначно можна стверджувати лише те, що це питання принципове для тих працівників, які мають право на пенсію за віком на пільгових умовах. Записи у їхніх трудових книжках обов’язково мають відповідати Спискам виробництв, робіт, професій, посад і показників, які дають право на пільгове пенсійне забезпечення.
Щодо роботодавців, то для них таке порушення відповідно до статті 41 КУпАП загрожує штрафом у розмірі від 15 до 50 неоподатковуваних мінімумів прибутків громадян (255-850 грн.) й розпорядженням інспектора Держнагляду про необхідність усунення виявленого порушення.
Прийнявши справи на новому місці роботи, виявила, що посади в штатному розписі не відповідають Класифікатору. Як правильно привести документацію у відповідність до вимог законодавства?
Звісно, першим кроком кадровика в такому випадку має стати службова записка на ім’я керівника підприємства з переліком усіх виявлених у кадровій документації відхилень від встановлених вимог.
На підставі службової записки готується новий штатний розпис і видається наказ по підприємству з наступним формулюванням:
З метою приведення назв посад і професій у відповідність до Класифікатора ДК 003:2005 ввести у ____________ у дію новий штатний розпис по підприємству.
На наступному етапі кадрова служба має провести роз’яснювальну роботу з персоналом щодо необхідності переведення на нові посади, а після отримання заяв працівників – оформити відповідні накази, в яких вказати:
У зв’язку з введенням нового штатного розпису з _____________ й переліком назв посад і професій у відповідності з Класифікатором ДК 003:2005 перевести…
Відповідно до тексту виданих наказів вносяться записи у трудові книжки працівників.
Чи буде правомірним внесення до штатного розпису назви посади «менеджер з продажів», враховуючи примітку 2 до Класифікатора ДК 003:2005?
У штатний розпис найменування посад вносяться відповідно до Державного класифікатора ДК 003:2005 «Класифікатор професій» – точне найменування посади із застосуванням похідних слів відповідно до додатку В. Крім того, у примітці 2 до Класифікатора зазначено, що назви професій можуть бути розширені користувачем для внутрішнього використання термінами та словами, які уточнюють місце роботи, виконувані функції, сферу діяльності за умови лаконічності їхнього викладення. Таким чином, у штат підприємства можуть вводитися, наприклад, посади «фахівець з питань…» (уточнюється сфера діяльності і функції), «начальник… відділу… департаменту» (конкретизується місце роботи) і т. ін.
Подібний механізм формування назв не може застосовуватися відносно посади «менеджер з продажу», оскільки у Класифікаторі не існує професії «менеджер», натомість в ньому закріплено конкретні назви посад так званого менеджерського напряму: менеджер з персоналу, менеджер з логістики, менеджер з оптової торгівлі і т. д.
Чи можна вказувати в штатному розписі та в трудових книжках «подвійні» посади: «бухгалтер-касир», «водій-експедитор», «секретар-інспектор з кадрів» і т. п.?
Утворення назви посади шляхом об’єднання двох назв є порушенням порядку, встановленого Класифікатором, на якому ми зупинилися в попередньому питанні. У такій ситуації йдеться фактично про суміщення професій, коли працівник виконує разом зі своєю основною роботою (бухгалтер, водій, секретар), обумовленою трудовим договором, додаткову роботу з іншої посади без звільнення його від основної роботи.
У такому разі у штатний розпис повинні бути введені обидві посади, а співробітник, що їх суміщає, повинен отримувати доплату за поєднання професій (посад) відповідно до статті 105 КЗпП.
У структуру підприємства входять кілька магазинів. Як правильно відобразити в штатному розписі штатні одиниці продавців – окремо по кожному магазину або в цілому по підприємству?
Враховуючи, що правила оформлення штатного розпису кожне підприємство має право визначити для себе самостійно, жоден з варіантів не можна визнати помилковим. Проте, згодом слід звернути увагу на відповідне видання наказів відносно торгового персоналу.
У першому випадку мова йтиме про прийом працівника на посаду продавця конкретного магазина, що повинно бути відображено у наказі про прийом. У другому – місце роботи не конкретизується. Що це означає для адміністрації підприємства?
Надалі при зміні кількісного і якісного складу персоналу магазинів при першому варіанті виникає необхідність щоразу вносити корективи до штатного розпису (виводити і вводити штатні одиниці), а також оформляти накази про переведення працівників з однієї посади («продавець магазина № 1») на іншу («продавець магазина № 3»).
Якщо ж співробітник спершу був прийнятий на посаду продавця (другий варіант), то в аналогічній ситуації можна говорити вже не про переведення, а про переміщення, яке не потребує зазначеної складної процедури оформлення.
Нагадаю, що відповідно до статті 32 КЗпП України не вважається переведенням на іншу роботу і не вимагає згоди працівника його переміщення на тому ж підприємстві, в установі, організації на інше робоче місце, в інший структурний підрозділ у тій же місцевості.
Чи є необхідність у затвердженні штатного розпису на початку кожного року, якщо у ньому не відбулося змін? Чи встановлено терміни його затвердження?
Згідно з Постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228 «Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ» в обов’язковому порядку свої штатні розписи на початку кожного року затверджують лише бюджетні установи.
Підприємства недержавної форми власності переглядають й наново затверджують новий штатний розпис відповідно до власних потреб.
У такому випадку слід звернути увагу на те, як спочатку було оформлено штатний розпис і видано розпорядження про його введення в дію. Якщо у такому розпорядженні присутнє формулювання «затвердити з 1 січня 2007 року штатний розпис підприємства на 2007 рік», то термін дії документа обмежується зазначеним календарним роком, і з 01.01.2008 р. він втрачає свою чинність, що призводить до необхідності підготовки й введення у дію нового штатного розпису. Якщо ж умови щодо терміну дії даного документа не було раніше закріплено розпорядженням керівника, у новому році продовжує діяти існуючий штатний розпис.
Чи має право адміністрація підприємства при укладенні трудового договору зі співробітником встановлювати оклад нижче рівня, вказаного у штатному розписі?
Такого права у роботодавця немає, оскільки штатний розпис є внутрішнім нормативним документом, що закріплює посадовий та кількісний склад компанії, а також встановлений розмір заробітної платні (посадовий оклад, тарифна ставка).
Умова про оплату праці відповідно до законодавства (стаття 32 КЗпП України) належить до суттєвих умов трудового договору. Її порушення може потягнути за собою як адміністративну, так і, в окремих випадках, кримінальну відповідальність.
Досить часто зустрічається ситуація прийому на роботу співробітника з випробувальним терміном та встановлення йому оплати, нижчої від закріпленої штатним розписом, що також є порушенням. Потрібно пам’ятати, що укладання трудового договору з умовою проходження випробування ніяким чином не обмежує трудових прав працівників, а умови договорів про працю, що погіршують становище працівників у порівнянні з чинним законодавством, визнаються недійсними (стаття 9 КЗпП України).
Чи можна у розпорядженнях з особового складу використовувати формулювання «прийнятий (переведений) на посаду… з оплатою згідно зі штатним розписом» або необхідно в обов’язковому порядку зазначити конкретний розмір окладу?
Противники формулювання «з оплатою згідно зі штатним розписом» аргументують свою позицію тим, що адміністрація підприємства не здійснює ознайомлення працівника зі штатним розписом. Більш того, у багатьох компаніях цей документ зараховують до конфіденційної інформації, і доступ до нього є вкрай обмеженим.
На нашу думку, навіть у такій ситуації зазначене формулювання прийнятне, а у низці випадків навіть вигідне для підприємства.
Немає жодної необхідності ознайомлювати працівника з текстом штатного розпису, оскільки розмір свого посадового окладу (звичайно ж, відповідно до штатного розпису) кожний співробітник в обов’язковому порядку побачить на звороті своєї особистої картки (форма № П-2 затверджена наказом Мінстату України № 277 від 27.10.95 р.), у розділі 4 частини III, що засвідчить власним підписом.
У чому ж полягає зручність формулювання «згідно зі штатним розписом»? Уявімо ситуацію, коли у компанії здійснюється підвищення рівня оплати праці, наприклад, у зв’язку з введенням нового розміру мінімальної заробітної плати. Якщо спочатку персонал приймався на роботу з зазначеним у наказах розміром окладу, то виникає необхідність переведення працівників на посади з новими окладами. У разі ж укладення трудового договору з оплатою згідно з штатним розписом, ми маємо можливість обмежитися визначенням нового розміру оплати праці співробітників у відповідній графі особистої картки П-2.
Однак у штатний розпис підприємства можуть включатися посади з однаковою назвою і різними окладами. Природно, що відносно працівників, які посідають такі посади, мають видаватися накази про прийом (переведення) виключно із зазначенням розміру заробітної плати, і формулювання «з оплатою згідно зі штатним розписом» застосовуватися не може.
Євгенія Каляпіна Аналітик-консультант,
сертифікований бізнес-тренер
консалтингового центру «Бізнес-сервіс»
«Праця і Закон», листопад 2007 р., № 11 (95), с. 8 (www.hrd.com.ua)
Дата підготовки 12.11.2007
Журнал «Праця і Закон»