13 серпня 2010 року, на сайті Державної комісії з регулювання ринків фінансових послуг України було оприлюднено проект Положення про здійснення фінансового моніторингу фінансовими установами (далі – Проект Положення).
Необхідність внесення змін в Положення про здійснення фінансового моніторингу фінансовими установами зумовлена прийняттям 18 травня 2010 року Закону України «Про внесення змін до Закону України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом», який набуде чинності 21 серпня 2010 року.
Проектом Положенням встановлюються загальні вимоги Державної комісії з регулювання ринків фінансових послуг України щодо:
- призначення працівника відповідального за проведення фінансового моніторингу (далі – відповідальний працівник), його прав та обов’язків;
- встановлення правил проведення фінансового моніторингу та програм його здійснення;
- виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу та які можуть бути пов’язані, мати відношення або призначатися для фінансування тероризму;
- ідентифікації та вивчення осіб, що здійснюють фінансові операції, зберігання відповідних документів;
- порядку реєстрації суб’єктами фінансових операцій або спроби їх здійснення, що підлягають фінансовому моніторингу;
- порядку зупинення та поновлення фінансових операцій;
- подання інформації про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, та сприяння суб’єктам державного фінансового моніторингу з питань проведення аналізу таких фінансових операцій;
- підготовки персоналу суб’єкта з метою виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу
Проектом Положення пропонуються такі нововведення:
1). Неможливість призначення однієї тієї ж самої особи одночасно працівником відповідальним за проведення фінансового моніторингу (далі – відповідальний працівник) установи і відокремленого підрозділу, а також одночасно у декількох відокремлених підрозділах,
2). Відповідальний працівник призначається за посадою на рівні керівництва установи та повинен працювати в установі за основним місцем роботи.
Як відомо, на сьогоднішній день існує практика призначення відповідального працівника за сумісництвом.
3). Призначення відповідального працівника може бути здійснено після перевірки ділової репутації кандидата на посаду відповідального працівника на підставі наданих оригіналів документів: паспорта, трудової книжки, документів про освіту та підвищення кваліфікації, довідки про відсутність судимості, отриманої в органах внутрішніх справ.
Крім того, означена вимога стосується і працівника, що тимчасово виконуватиме обов’язки відповідального працівника.
Текст Проекту Положення наведено нижче.
Шановін учасники Асоціації!
Просимо надсилати свої пропозиції щодо тексту Проекту Положення на електронну адресу Асоціації, зазначену у Віснику.
Положення
про здійснення фінансового моніторингу фінансовими установами
Це Положення розроблене відповідно до Закону України “Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму” (далі – Закон).
1. Загальні положення
Цим Положенням установлюються загальні вимоги Державної комісії з регулювання ринків фінансових послуг України щодо:
призначення працівника відповідального за проведення фінансового моніторингу (далі – відповідальний працівник), його прав та обов’язків;
встановлення правил проведення фінансового моніторингу та програм його здійснення;
виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу та які можуть бути пов’язані, мати відношення або призначатися для фінансування тероризму;
ідентифікації та вивчення осіб, що здійснюють фінансові операції, зберігання відповідних документів;
порядку реєстрації суб’єктами фінансових операцій або спроби їх здійснення, що підлягають фінансовому моніторингу;
порядку зупинення та поновлення фінансових операцій;
подання інформації про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, та сприяння суб’єктам державного фінансового моніторингу з питань проведення аналізу таких фінансових операцій;
підготовки персоналу суб’єкта з метою виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу.
У цьому положенні термін вживається у такому значенні:
установа – фінансова усанова відповідно до визначення Закону України “Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг”, а також суб’єкти господарювання, які за своїм статусом не є фінансовими установами, але надають фінансові послуги.
Інші терміни, що використовуються у цьому Положенні, вживаються у значенні наведеному у Законі.
Вимоги положення поширюються на фінансові установи та їх відокремлені підрозділи, за діяльністю яких здійснює нагляд Держфінпослуг і до яких належать: страховики (перестраховики), ломбарди та інші фінансові установи, а також юридичні особи, що відповідно до законодавства надають фінансові послуги (крім фінансових установ та інших юридичних осіб, щодо яких державне регулювання і нагляд у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму здійснюються іншими суб’єктами державного фінансового моніторингу), платіжні організації та члени платіжних систем, що є небанківськими установами.
2. Організаційне забезпечення проведення первинного фінансового моніторингу в установах
2.1. З метою забезпечення належного виконання Закону установи призначають відповідального працівника.
2.2. Відповідальний працівник очолює та координує внутрішню систему запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму установи.
2.3. Відповідальний працівник призначається за посадою на рівні керівництва установи та повинен працювати в установі за основним місцем роботи.
2.4. З урахуванням особливостей організаційної структури установи може бути створено окремий структурний підрозділ з питань проведення фінансового моніторингу. Зазначений підрозділ функціонує відповідно до положення про цей структурний підрозділ. У цьому випадку керівником цього підрозділу є відповідальний працівник.
2.5. У разі недоцільності введення окремої посади або визначення працівника, на якого покладаються обов’язки відповідального працівника, відповідальним за проведення фінансового моніторингу може призначатися керівник установи.
2.6. Відповідальний працівник призначається у порядку, встановленому установчими та/або внутрішніми документами суб’єкта первинного фінансового моніторингу до здійснення першої фінансової операції.
2.7. Установа зобов’язана стати на облік в Державному комітеті фінансового моніторингу України протягом трьох робочих днів з дати призначення відповідального працівника, але до здійснення першої фінансової операції, та зобов’язана подавати зміни поданої для постановки на облік інформації.
Форма подання інформації для постановки на облік, порядок формування та надання облікового ідентифікатора суб’єкта первинного фінансового моніторингу визначається законодавством.
Примірник (копія) такої форми повинна зберігатися установою разом з повідомленням про результати її обробки.
2.8. В день звільнення відповідального працівника суб’єкт первинного фінансового моніторингу повинен призначити іншого відповідального працівника.
Не допускається виконання обов’язків відповідального працівника в разі його звільнення особою, що тимчасово виконує його обов’язки.
2.9. Відповідальний працівник повинен мати бездоганну ділову репутацію та відповідати кваліфікаційним вимогам, встановленим законодавством.
2.9.1. Призначення відповідального працівника може бути здійснено після перевірки ділової репутації кандидата на посаду відповідального працівника на підставі наданих оригіналів документів: паспорта, трудової книжки, документів про освіту та підвищення кваліфікації, довідки про відсутність судимості, отриманої в органах внутрішніх справ.
2.9.2. В разі призначення відповідальним працівником керівника установи, перевірка його ділової репутації здійснюється відповідним органом управління установи або засновниками.
Підтвердження ділової репутації кандидата на посаду відповідального працівника за результатами її перевірки оформлюється письмовим висновком, який підписується або керівником установи або особами, які робили перевірку ділової репутації або затверджується відповідним органом управління установи.
2.10. Навчання або підвищення кваліфікації працівників суб’єкта первинного фінансового моніторингу проводиться не рідше одного разу на три роки.
2.11. На час відсутності (відпустки, відрядження, хвороби) відповідального працівника або неможливості виконання покладених на нього обов’язків має бути призначено особу, що тимчасово виконує його обов’язки. Строк, на який призначається така особа не може перевищувати 3-х місяців. На вказану особу поширюються права та обов’язки, установлені для відповідального працівника.
Особа, що тимчасово виконує обов’язки відповідального працівника, може бути призначена одночасно з відповідальним працівником.
Особа, що тимчасово виконує обов’язки відповідального працівника повинна відповідати наступним вимогам:
не мати не погашеної або не знятої в установленому законодавством порядку судимості за вчинення умисного злочину;
не бути за вироком суду позбавлена права обіймати певні посади та займатись певною діяльністю;
пройти підготовку персоналу установи до виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу.
Перевірка відповідності особи, що тимчасово виконує обов’язки відповідального працівника вимогам, встановленим цим Положенням, здійснюється керівником, або особою, яка виконує його обов’язки на підставі оригіналів документів: паспорта, трудової книжки, документів про освіту та підвищення кваліфікації, довідки про відсутність судимості, отриманої в органах внутрішніх справ.
Документи (їх копії) повинні зберігатись в установі.
2.12. У разі наявності в установи відокремлених підрозділів, за поданням керівника відокремленого підрозділу або особи, яка виконує його обов’язки, за погодженням з відповідальним працівником установи керівник установи або особа, яка виконує його обов’язки призначає відповідального працівника у відокремленому підрозділі.
Відповідальний працівник у відокремленому підрозділі підзвітний тільки керівнику суб’єкта.
У разі недоцільності введення окремої посади або визначення працівника, на якого покладаються обов’язки відповідального працівника, відповідальним за проведення фінансового моніторингу у відокремленому підрозділі може призначатися керівник відокремленого підрозділу.
Одна й та сама особа не може бути одночасно призначена відповідальним працівником установи і відокремленого підрозділу, а також одночасно у декількох відокремлених підрозділах.
2.13. Відповідальний працівник здійснює свої повноваження на підставі посадової інструкції, яка затверджується керівником установи, або особою, яка виконує його обов’язки. Відповідальний працівник засвідчує підписом факт ознайомлення з посадовою інструкцією.
Посадова інструкція відповідального працівника повинна містити повноваження (права), функції та завдання передбачені законодавством, правилами внутрішнього фінансового моніторингу, програмами проведення фінансового моніторингу та іншими внутрішніми документами установи
2.14. Відповідальний працівник є незалежним у своїй діяльності, підзвітним тільки керівнику установи.
У разі незгоди відповідального працівника з вказівками керівника установи, або особи, яка виконує його обов’язки щодо організації системи запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму, або з інших питань проведення фінансового моніторингу, відповідальний працівник може повідомити про це Держфінмоніторинг і Держфінпослуг з письмовим викладенням своїх заперечень.
2.15. Відповідальний працівник зобов’язаний не рідше одного разу на місяць складати письмові звіти довільної форми про виявлені фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, та заходи, які були вжиті для реалізації норм законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму. Відповідальний працівник повинен підписати звіт.
Звіт, зокрема, може містити інформацію щодо:
- виявлених фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, та заходів, які були вжиті;
- зареєстрованих фінансових операцій з ознаками обов’язкового і внутрішнього фінансового моніторингу;
- зупинених фінансових операцій;
- фінансових операцій, у проведенні яких установою було відмовлено;
- ужитих заходів стосовно розроблення та поновлення правил і програм проведення фінансового моніторингу;
- результатів проведених відповідальним працівником внутрішніх перевірок діяльності підрозділів або працівників;
- підготовки персоналу щодо виконання вимог законодавства шляхом проведення освітньої та практичної роботи.
В разі, якщо відповідальним працівником не є керівник, звіт, після його складання, направляється керівнику установи або особі, яка виконує його обов’язки для інформування.
Ознайомлення керівника або особи, яка виконує його обов’язки зі звітом підтверджується підписом.
2.16. Відповідальний працівник має право доступу до всіх приміщень, документів, засобів телекомунікації установи.
2.17. Керівник установи або особа, яка виконує його обов’язки зобов’язані сприяти виконанню відповідальним працівником покладених на нього функцій, а також забезпечувати підвищення відповідальним працівником кваліфікації шляхом направлення його на навчання, семінари, круглі столи.
3. Вимоги до правил проведення фінансового моніторингу та програм його здійснення
3.1. Правила проведення фінансового моніторингу (далі – Правила) являють собою окремий, єдиний внутрішній документ установи, який визначає порядок та умови проведення заходів, спрямованих на недопущення використання установи і її відокремлених підрозділів для легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансування тероризму.
Правила визначають процедуру реалізації обов’язкового фінансового моніторингу та внутрішнього фінансового моніторингу.
3.2. Програма проведення фінансового моніторингу (далі – Програма) являє собою окремий внутрішній документ установи, який містить план організаційних заходів для запровадження фінансового моніторингу.
3.3. Правила і Програма проведення фінансового моніторингу розробляються відповідальним працівником з урахуванням вимог законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму і міжнародних стандартів у цій сфері та затверджуються керівником установи або особою, яка виконує його обов’язки.
3.4. Правила і Програма затверджуються установою не пізніше дня проведення першої фінансової операції.
Строк, на який складаються Правила і Програма, визначається виходячи з реальних потреб установи.
3.5. Правила і Програма є документами з обмеженим доступом.
Установа повинна визначити порядок ознайомлення, користування і зберігання цих документів (в тому числі електронними копіями) та категорії персоналу, органи і підрозділи внутрішнього контролю, які мають право доступу до цих документів, що визначаються Порядком доступу до Правил і Програми.
Порядок доступу до Правил і Програми являє собою окремий документ, який розробляється відповідальним працівником та затверджується керівником установи або особою, яка виконує його обов’язки.
3.6. Працівники установи повинні дотримуватись Правил та Програми проведення фінансового моніторингу.
3.7. Програма повинна містити наступні заходи з термінами (строками) їх виконання та визначенням осіб, що відповідають за їх виконання:
призначення відповідального працівника та визначення його повноважень;
призначення працівника, що тимчасово виконує обов’язки відповідального працівника;
розробка внутрішньої системи фінансового моніторингу суб’єкта первинного фінансового моніторингу;
розробка Правил, Програми та Порядку доступу до Правил і Програми;
розробка посадових інструкцій відповідального працівника та інших працівників, що задіяні у проведені первинного фінансового моніторингу;
постановка на облік та подання змін в інформації про установу Держфінмоніторингу;
розробка та перегляд критеріїв ризику;
ознайомлення персоналу з Правилами та Програмою;
попередження персоналу про відповідальність за порушення внутрішніх документів та законодавства у сфері фінансового моніторингу;
перевірка діяльності установи на предмет дотримання законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму;
оновлення Правил та Програми;
підготовка персоналу (працівників) до виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу.
3.8. Правила повинні містити наступні окремі розділи:
опис внутрішньої системи фінансового моніторингу установи;
перелік прав та обов’язків відповідального працівника установи, а також інших працівників установи, що задіяні у проведенні первинного фінансового моніторингу;
порядок вчинення дій для ідентифікації та вивчення клієнта та осіб, що беруть участь в операції;
порядок вчинення дій при спробі здійснити фінансову операцію клієнтом, при відмові від встановлення ділових відносин з клієнтом, при відмові в проведенні фінансової операції;
порядок вчинення дій для виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, та які можуть бути пов’язані, стосуються або призначені для фінансування тероризму;
порядок реєстрації фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, та які можуть бути пов’язані, стосуються або призначені для фінансування тероризму;
порядок дій працівників установи з підготовки та подання відповідальному працівнику інформації, необхідної для прийняття рішення про інформування, відповідно до законодавства, Держфінмоніторингу та правоохоронних органів;
порядок повідомлення Держфінмоніторингу про фінансові операції, які підлягають фінансовому моніторингу, та стосовно яких є достатні підстави підозрювати, що вони пов’язані, стосуються або призначені для фінансування тероризму;
порядок повідомлення визначених законодавством правоохоронних органів про виявлені установою фінансові операції, стосовно яких є достатні підстави підозрювати, що вони пов’язані, стосуються або призначені для фінансування тероризму;
порядок надання додаткової інформації щодо фінансових операцій, що стали об’єктом фінансового моніторингу на запит Держфінмоніторингу;
порядок вчинення дій щодо відстеження (моніторингу) фінансових операцій клієнта, операції якого стали об’єктом фінансового моніторингу;
порядок вчинення дій щодо зупинення проведення фінансової операції та/або видаткових операцій, подальшого зупинення проведення фінансової операції та/або видаткових операцій, поновлення проведення фінансової операції та/або видаткових операцій;
перелік фінансових операцій, що підлягають обов’язковому фінансовому моніторингу;
перелік фінансових операцій, що підлягають внутрішньому фінансовому моніторингу;
типології міжнародних організацій, що здійснюють діяльність у сфері протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму;
критерії ризику та порядок оцінки ризику проведення клієнтами фінансових операцій;
опис заходів установи з управління ризиками;
перелік заходів, спрямованих на зменшення ризиків при встановленні ділових відносин та проведенні фінансових операцій, що здійснюються без безпосереднього контакту установи з клієнтом, чи пов’язаних з використанням новітніх технологій, чи інших фінансових операцій з підвищеним ступенем ризику;
порядок збору та зберігання документів, які стосуються ідентифікаційних даних осіб, що здійснюють фінансові операції або здійснюють спробу їх проведення, документів, на підставі яких проведено фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, та/або можуть бути пов’язані, стосуються або призначені для фінансування тероризму, або спробу їх проведення, ділової кореспонденції та інших документів про проведення (спробу проведення) фінансових операцій;
вимоги до забезпечення конфіденційності інформації щодо фінансових операцій, які підлягають фінансовому моніторингу, та/або можуть бути пов’язані, стосуються або призначені для фінансування тероризму, та запобігання розголошенню інформації (зокрема особам, стосовно фінансових операцій яких проводиться перевірка), що подається Держфінмоніторингу, та іншої інформації з питань фінансового моніторингу (у тому числі про факт подання такої інформації або отримання запиту від Держфінмоніторингу).
3.9. У разі наявності у установи відокремлених підрозділів, які знаходяться за межами території України (у тому числі у країнах, що не застосовують або в недостатній мірі застосовують Рекомендації FATF), Правила повинні містити перелік заходів щодо запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму, в межах, що визначені законодавством цих країн.
Правила також повинні містити перелік заходів контролю установи щодо виконання цими відокремленими підрозділами Правил, з урахуванням ризиків таких країн, а також запобіжних заходів, спрямованих на недопущення порушення вимог законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, та фінансуванню тероризму.
Правила також повинні передбачати інформування установою Держфінмоніторингу та Держфінпослуг у разі неможливості виконання його відокремленими підрозділами, які знаходяться за кордоном, заходів з запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму, із зазначенням та обґрунтуванням причин неможливості їх виконання.
3.10. Опис внутрішньої системи фінансового моніторингу установи повинен містити:
перелік структурних підрозділів (окремих працівників установи) у межах організаційної структури, що задіяні у забезпеченні виконання окремих функцій при проведенні фінансового моніторингу із врахуванням специфіки здійснення фінансового моніторингу за певними напрямками діяльності та видів професійної діяльності;
розподіл повноважень між структурними підрозділами (окремими працівниками установи);
механізм взаємодії визначених структурних підрозділів (окремих працівників установи) між собою та іншими підрозділами, порядок здійснення документообігу, передачі інформації та прийняття управлінських рішень, послідовності дій окремих підрозділів, працівників;
порядок проведення внутрішніх перевірок діяльності підрозділів та працівників установи відповідальним працівником;
порядок проведення внутрішніх перевірок діяльності установи на предмет дотримання законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму.
3.11. Працівники установи, що задіяні у проведені фінансового моніторингу, повинні ознайомитися з Правилами та Програмою, що підтверджується підписами.
3.12. Усі працівники установи, що задіяні у проведені фінансового моніторингу повинні бути письмово попереджені про відповідальність за порушення законодавства щодо запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму.
3.13. Для забезпечення належного рівня підготовки працівників до виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу установою розробляється та реалізується програма навчання (далі – Програма навчання), яка є окремим внутрішнім документом та щороку затверджується керівником суб’єкта первинного фінансового моніторингу або особою, яка виконує його обов’язки.
Усі працівники установи, що задіяні у проведені фінансового моніторингу повинні брати участь у освітньо-практичних заходах відповідно до Програми навчання.
Проведення кожного заходу Програми навчання підтверджується записом в ній з зазначенням дати проведення заходу, підписом особи, що проводила захід та підписами працівників установи, які брали участь у заході.
Освітньо-практичні заходи, залежно від посадових обов’язків працівників суб’єкта первинного фінансового моніторингу здійснюються за такими напрямами:
вивчення законодавства України, міжнародних документів (рекомендації FATF, директиви ЄС, конвенції, типології відмивання коштів) з питань запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансування тероризму;
ознайомлення та вивчення внутрішніх документів щодо проведення первинного фінансового моніторингу;
практичні заняття щодо реалізації Правил.
вивчення досвіду щодо виявлення операцій клієнтів, які можуть бути пов’язані з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом;
ознайомлення з заходами вивчення клієнтів і перевірки інформації щодо їх ідентифікації;
вивчення заходів з моніторингу операцій клієнта;
практичне застосування критеріїв ризику.
4. Виявлення операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, та надання інформації про них
4.1. Виявлення фінансових операцій, що підлягають обов’язковому фінансовому моніторингу, внутрішньому фінансовому моніторингу, та тих, які можуть бути пов’язані, стосуються або призначені для фінансування тероризму, здійснюється установою на підставі:
ознак операцій, які відповідно до законодавства підлягають обов’язковому фінансовому моніторингу;
ознак операцій, які відповідно до законодавства підлягають внутрішньому фінансовому моніторингу;
типологій міжнародних організацій, що здійснюють діяльність у сфері протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму;
оцінки ризику проведення фінансових операцій з метою легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму;
4.2. Установа повинна забезпечити з’ясування можливості віднесення фінансової операції до такої, що підлягає фінансовому моніторингу або яка може бути пов’язана, стосується або призначена для фінансування тероризму, до початку, у процесі, не пізніше наступного робочого дня після їх проведення, в день виникнення підозр, або при спробі їх проведення чи після відмови клієнта від їх проведення.
Заходи, направлені на з’ясування віднесення операції до такої, що підлягає фінансовому моніторингу або яка може бути пов’язана, стосується або призначена для фінансування тероризму повинні буди визначені в Правилах, та включають:
аналіз правочину (належність осіб, що беруть участь в операції до організацій, юридичних або фізичних осіб, пов‘язаних із здійснення терористичної діяльності або стосовно яких застосовано міжнародні санкції; належність до осіб, що мають високий ризик; форма та спосіб розрахунку, предмет угоди та інше);
з’ясування суті та мети здійснення операції, в тому числі шляхом отримання додаткових документів, відомостей та пояснень, що стосуються операції;
4.3. Установа повинна проводити визначення ризику легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму відповідно до розроблених критеріїв, зокрема: за типом клієнта; за географічним розташуванням країни реєстрації клієнта або установи, через яку він здійснює передачу (отримання) активів; за видом послуг (предметом правочину), та за результатами проведення аналізу відповідності фінансової операції, наявній інформації про зміст діяльності клієнта та його фінансовий стан.
Для оцінки ризику легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму, установою додатково можуть вивчатися фінансові операції осіб – учасників тієї операції, що оцінюється (у разі їх здійснення за участю установою).
4.4. При виявленні фінансової операції, що має високий ризик легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму установа повинна:
забезпечити управління ризиками легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму відповідно до Правил;
прийняти рішення про направлення повідомлення Держфінмоніторингу про таку операцію.
4.5. У разі прийняття відповідальним працівником рішення про недоцільність інформування Держфінмоніторингу про виявлену фінансову операцію та у випадку виявлення складної, незвично великої фінансової операції, фінансової операції, яка не має очевидної економічної мети, він складає довідку, яка має містити висновки щодо мети та підґрунтя такої операції та/або обґрунтування рішення.
Довідка повинна містити порядковий номер реєстрації операції в реєстрі, дату її складання та підпис відповідального працівника.
4.6. Інформація про фінансову операцію реєструється та подається до Держфінмоніторингу за формою і в порядку встановленому законодавством.
5. Ідентифікація осіб, що здійснюють фінансові операції, зберігання відповідних документів
5.1. Для забезпечення належної реалізації обов’язків суб’єкта первинного фінансового моніторингу, передбачених Законом, установа зобов’язана проводити ідентифікацію осіб, які здійснюють фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, відкривають рахунки, або за наявності підстав уважати, що інформація щодо ідентифікації особи потребує уточнення.
Установи, які відповідно до Закону України “Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг” мають правовий статус фінансових установ, зобов’язані проводити ідентифікацію осіб, які укладають договори про надання фінансових послуг, та фізичних осіб, які є власниками юридичної особи клієнта, мають прямий або опосередкований вплив на неї та отримують економічну вигоду від діяльності цієї юридичної особи. У разі, якщо юридична особа є господарським товариством, фінансова установа зобов’язана ідентифікувати фізичних осіб, які мають істотну участь у цій юридичній особі.
Установі забороняється вступати в договірні відносини з клієнтами – юридичними чи фізичними особами, якщо виникає сумнів стосовно того, що особа виступає від власного імені.
5.2. Проведення ідентифікації та вивчення клієнтів суб’єктом первинного фінансового моніторингу включає:
здійснення первісної ідентифікації;
проведення заходів, спрямованих на уточнення інформації щодо ідентифікації у разі зміни інформації або закінчення строку дії документів, на підставі яких вона проводилась;
проведення заходів, спрямованих на перевірку інформації щодо ідентифікації клієнта, в тому числі у випадку, якщо є сумніви щодо її достовірності та повноти;
постійне проведення заходів із вивчення клієнта – моніторинг (перегляд) операцій, що здійснюються в ході ділових відносин на їх відповідність профілю клієнта та визначеним ризиком клієнта.
5.3. Умови, при яких здійснюється ідентифікації клієнтів та осіб, що є учасниками фінансової операції, строки проведення ідентифікації та перелік ідентифікаційних даних встановлені законодавством, та повинні бути визначені в Правилах.
Під час первісної ідентифікації клієнта суб’єкт первинного фінансового моніторингу повинен з’ясувати на підставі опитувальника наступне:
мету ділових відносин з установою;
характер ділових відносин з установою (перелік послуг, які клієнт бажає отримати, одноразова операція, постійні відносини тощо).
Опитувальник заповнюється та підписується клієнтом (уповноваженим представником, в разі, якщо клієнтом є юридична особа).
5.4. Для визначення заходів, які вживаються під час ідентифікації суб’єкт первинного фінансового моніторингу зобов’язаний розробити критерії класифікації клієнтів щодо ризику проведення ними операцій, що можуть бути пов’язані з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванням тероризму, з урахуванням критеріїв, визначених Держфінмоніторингом та Держфінпослуг.
Критерії класифікації ризиків клієнтів розробляються на підставі профілю клієнта: резидент/нерезидент; країна походження або реєстрації клієнта; особи, які беруть участь у фінансовій операції клієнта; об’єкт фінансової операції; тривалість ділових відносин з суб’єктом первинного фінансового моніторингу; соціальний статус або відносин з органами державної влади; характеристика ділової активності; фінансовий стан; репутація, інші показники, що можуть бути використані для визначення ознак ризику.
Відповідно до розроблених критеріїв класифікації клієнтів, суб’єкти первинного фінансового моніторингу встановлюють категорії клієнтів, які мають низький ризик проведення ними операцій, що можуть бути пов’язані з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванням тероризму, і осіб, які мають підвищений ризик проведення таких операцій.
Суб’єкт первинного фінансового моніторингу повинен забезпечити визначення ризику клієнта відповідно до розроблених критеріїв до/або під час встановлення ділових відносин на підставі аналізу інформації щодо мети та характеру ділових відносин з установою, даних щодо ідентифікації та власників клієнта, інформації щодо інших учасників фінансової операції.
В разі тривалих ділових відносин з установою профіль клієнта може бути уточнений та рівень ризику змінений.
5.5. У разі виявлення клієнтів, які характеризуються підвищеним ризиком, суб’єкт первинного фінансового моніторингу повинен під час здійснення ідентифікації таких клієнтів застосувати додаткові заходи, спрямовані на вивчення клієнта, зокрема:
перевірку ідентифікаційних даних;
вимагати надання додаткових документів, зокрема про фінансовий стан;
перевірку правильності оформлення установчих документів (враховуючи всі зареєстровані зміни);
встановлення складу засновників юридичної особи;
з’ясування дійсних власників;
співставлення розміру зареєстрованого та сформованого статутного фонду;
перевірку відповідності фінансової операції звичайній діяльності клієнта;
встановлення відповідності фінансової операції фінансовому стану клієнта;
встановлення мети проведення операцій;
оцінку розміру та джерел існуючих та очікуваних надходжень;
встановлення джерела походження і способів переказу (внесення) грошей, що використовуються в операціях;
встановлення пов’язаних осіб.
Перелік заходів та додаткові заходи для вивчення клієнтів, які характеризуються підвищеним ризиком, встановлюються суб’єктом первинного фінансового моніторингу самостійно, з урахуванням виду професійної діяльності.
5.6. Якщо під час первісної ідентифікації або вивчення клієнта (особи яка діє від його імені) суб’єкт первинного фінансового моніторингу встановив відношення клієнта до публічних діячів або пов’язаних з ними осіб, або до благодійної, або неприбуткової організації він повинен:
отримати дозвіл керівника або особи, яка виконує його обов’язки на встановлення ділових відносин з таким клієнтом;
вживати заходів для з’ясування джерел походження коштів;
проводити моніторинг операцій такого клієнта у порядку, визначеному для клієнтів високого ризику.
5.7. Якщо під час обслуговування клієнта суб’єкт первинного фінансового моніторингу встановив, що його фінансові операції здійснюються за участю фізичних або юридичних осіб, з країн в яких не дозволяється застосування заходів передбачених законодавством із запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму, суб’єкт первинного фінансового моніторингу повинен:
проводити ідентифікацію клієнта за правилами для клієнтів з високим ризиком до встановлення ділових відносин з ним;
попередити клієнта про те, що операції з фізичними або юридичними особами у цих країнах можуть містити ризик відмивання коштів, одержаних злочинним шляхом, або фінансування тероризму;
приймати рішення щодо направлення повідомлень Держфінмоніторингу про такі операції.
5.8. При проведенні ідентифікації та вивчення клієнтів суб’єкт первинного фінансового моніторингу складають анкети. Анкета є внутрішнім документом суб’єкта первинного фінансового моніторингу, яка заповнюється та підписується працівником, якому доручено проведення ідентифікації.
Анкета формується за результатами здійснення ідентифікації та вивчення особи до, під час та в процесі обслуговування клієнта.
5.9. Якщо ризик проведення клієнтом фінансових операцій з легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, або які можуть бути пов’язані, стосуватися або призначатися для фінансування тероризму оцінюється суб’єктом первинного фінансового моніторингу як високий, суб’єкт первинного фінансового моніторингу оновлює інформацію, отриману за результатами первісної ідентифікації та вивчення клієнта, зміст його діяльності та фінансовий стан не рідше одного разу на рік.
Для інших клієнтів термін оновлення інформації не повинен перевищувати трьох років.
Для клієнтів з низьким ризиком, які тривалий час не підтримують ділові відносини з суб’єктом, ідентифікація та оновлення інформації може здійснюватися в разі звернення такого клієнта до суб’єкта первинного фінансового моніторингу або проведення ним фінансової операції.
5.10. Установи зобов’язані забезпечити зберігання та захист інформації, що стосується ідентифікації клієнтів та осіб, які є учасниками фінансової операції відповідно до порядку встановленому внутрішніми документами.
Суб’єкти повинні встановити окремий порядок реєстрації, використання, направлення, зберігання та доступу до документів, що містять таку інформацію, якщо це непередбачене внутрішніми документами.
Працівники суб’єкта первинного фінансового моніторингу, які під час виконання своїх функцій та/або надання послуг безпосередньо або опосередковано отримали інформацію, що стосується ідентифікації клієнтів та осіб, які є учасниками фінансової операції зобов’язані не розголошувати цю інформацію і не використовувати її в своїх інтересах або інтересах третіх осіб, крім випадків, передбачених законодавством.
5.11. Документи щодо ідентифікації клієнтів та осіб, які є учасниками фінансової операції, що підлягає фінансовому моніторингу, зберігаються протягом строку встановленому законодавством.
У разі знищення, загублення або пошкодження документів, до закінчення строку їх зберігання, незалежно від причин, суб’єкт первинного фінансового моніторингу зобов’язаний в триденний термін після встановлення таких фактів повідомити про це Держфінмоніторинг.
У разі надходження листа Держфінмоніторингу про продовження строку зберігання документів щодо ідентифікації осіб, які є учасниками окремих фінансових операцій, та документації про здійснення окремих фінансових операцій, суб’єкт первинного фінансового моніторингу забезпечує подальше зберігання документів на строк, встановлений Держфінмоніторингом.
У разі надходження листа Держфінмоніторингу після знищення документів або передачі їх відповідно до законодавства до уповноважених на зберігання, суб’єкт первинного фінансового моніторингу повідомляє про це Держфінмоніторинг з наданням копій документів, що підтверджують факти знищення документів або їх передачи.
6. Порядок зупинення та поновлення проведення фінансових операцій
6.1. У разі прийняття установою рішення про зупинення проведення фінансової операції установа в цей день повідомляє Держфінмоніторинг у формі, що визначена Держфінмоніторингом.
Установа повідомляє Держфінмоніторинг про виконання рішення (доручення) Держфінмоніторингу про: зупинення проведення фінансової та/або видаткових фінансових операцій за рахунками клієнта (осіб); подальше зупинення фінансової операції та/або видаткових фінансових операцій за рахунками клієнта (осіб). Таке повідомлення направляється Держфінмоніторингу за встановленою ним формою у день отримання установою відповідного рішення Держфінмоніторинга.
6.2. Повідомлення про зупинення фінансової операції надається Держфінмоніторингу в електронному вигляді каналами зв’язку та засвідчується електронним цифровим підписом в установленому законодавством порядку. У разі, якщо установа подає Держфінмоніторингу інформацію про зупинення фінансової операції на паперових носіях, повідомлення про зупинення фінансової операції передається Держфінмоніторингу на паперових носіях та засобами факсимільного зв’язку.
Повідомлення подається до Держфінмоніторингу із дотриманням заходів, що виключають неконтрольований доступ до інформації або документів під час їх доставки.
6.3. Документи, що стосуються зупинення фінансової операції, готуються відповідальним працівником установи та підписуються керівником установи або особою, яка виконує його обов’язки, та повинні містити, зокрема, відомості про клієнта, фінансові операції (видаткові фінансові операції за рахунками клієнта (осіб) (далі – видаткові операції), номера рахунків, що задіяні у проведенні операцій та реквізити рішень (доручень) Держфінмоніторингу.
6.4. У разі, якщо на момент отримання відповідного рішення (доручення) Держфінмоніторингу фінансова операція та/або видаткові операції вже проведені, установа забезпечує моніторинг такої фінансової операції та/або видаткових операцій, та в цей день повідомляє Держфінмоніторинг про неможливість зупинення такої фінансової операції та/або видаткових операцій, у зв’язку з їх проведенням.
6.5. В день виявлення суб’єктом фінансової операції, яка містить ознаки передбачені статтями 15 і 16 Закону, суб’єкт має право прийняти рішення про зупинення фінансової операції.
У разі прийняття такого рішення, суб’єкт зупиняє фінансову операцію на строк до двох робочих днів та вчиняє дії передбачені пунктами 6.2. – 6.2. цього Положення. Рішення про зупинення фінансової операції оформлюється у вигляді розпорядчого документа установи.
6.6. В день виявлення установою фінансової операції учасником якої або вигодоодержувачем за якою є особа, яку включено до переліку осіб, пов’язаних із здійсненням терористичної діяльності або щодо яких застосовано міжнародні санкції, установа зобов’язана зупинити фінансову операцію на строк до двох робочих днів та вчинити дії передбачені пунктами 6.2. – 6.2. цього Положення. Зупинення фінансової операції здійснюється за розпорядчим документом установи.
6.7. У разі неотримання установою протягом двох робочих днів з дати зупинення фінансової операції рішення (доручення) Держфінмоніторингу про подальше зупинення фінансової операції, установа поновлює проведення фінансової операції.
Поновлення фінансової операції здійснюється за розпорядчим документом установи.
6.8. У разі отримання установою рішення (доручення) від Держфінмоніторингу про подальше зупинення фінансової операції на строк до п’яти робочих днів установа забезпечує подальше її зупинення на строк, встановлений Держфінмоніторингом та вчиняє дії передбачені пунктами 6.2. – 6.2. цього Положення.
Подальше зупинення фінансової операції здійснюється за розпорядчим документом установи.
6.9. Якщо разом з прийнятим рішенням (дорученням) про подальше зупинення фінансової операції Держфінмоніторинг повідомляє про зупинення видаткових операцій за рахунками клієнта (осіб), установа забезпечує зупинення видаткових операцій на строк, визначений Держфінмоніторингом. При цьому, прибуткові операції не зупиняються. Про зупинення видаткових операцій обов’язково зазначається в розпорядчому документі про подальше зупинення фінансової операції.
6.10. В кінці кожного робочого дня, протягом строку зупинення видаткових операцій, в порядку передбаченому пунктами 6.2. цього Положення установа зобов’язана повідомляти Держфінмоніторинг про кожний факт проведення прибуткових фінансових операції за цей день. Склад та реквізити повідомлення визначаються Держфінмоніторингом.
6.11. У випадку неотримання у п’ятий робочий день від Держфінмоніторингу рішення (доручення) про подальше зупинення фінансової операції (видаткових операцій), установа, в цей день, зобов’язана з’ясувати наявність рішення Держфінмоніторингу про подальше зупинення фінансової операції (видаткових операцій).
6.12. У разі отримання установою інформації про неприйняття рішення Держфінмоніторингом про подальше зупинення фінансової операції (видаткових операцій) на сім робочих днів, установа поновлює проведення фінансової операції (видаткових операцій). Поновлення фінансової операції (видаткових операцій) здійснюється за розпорядчим документом установи.
6.13. У разі отримання рішення (доручення) від Держфінмоніторингу про подальше зупинення фінансової операції (видаткових операцій) на сім робочих днів, установа забезпечує зупинення операції до терміну встановленого Держфінмоніторингом та вчиняє дії передбачені пунктами 6.2. – 6.2. цього Положення.
Подальше зупинення фінансової операції здійснюється за розпорядчим документом установи.
6.14. На наступний день після настання терміну до якого була зупинена фінансова операція (видаткові операції), установа поновлює її проведення. Поновлення фінансової операції (видаткових операцій) здійснюється за розпорядчим документом установи.
6.15. У разі отримання рішення (доручення) Держфінмоніторингу про скасування рішення про зупинення видаткових операцій до настання терміну зупинення фінансової операції, установа поновлює проведення видаткових операцій. Поновлення проведення видаткових операцій здійснюється за розпорядчим документом установи.
6.16. У разі отримання установою рішення (доручення) від Держфінмоніторингу про зупинення видаткових операцій, які містять ознаки, передбачені статями 15 і 16 Закону на строк до п’яти робочих днів установа забезпечує їх зупинення на строк, встановлений Держфінмоніторингом, та вчиняє дії передбачені пунктами 6.2. – 6.2. цього Положення.
При цьому прибуткові операції не зупиняються.
Зупинення видаткових операції здійснюється за розпорядчим документом установи.
6.17. В кінці кожного робочого дня, протягом строку зупинення видаткових операцій, в порядку передбаченому пунктом 6.2. цього Положення, установа зобов’язана повідомляти Держфінмоніторинг про кожний факт проведення прибуткових фінансових операції за цей день. Склад та реквізити повідомлення визначаються Держфінмоніторингом.
6.18. У випадку неотримання у п’ятий робочий день від Держфінмоніторингу рішення (доручення) про подальше зупинення видаткових операцій, установа, в цей день, зобов’язана з’ясувати наявність рішення Держфінмоніторингу про подальше зупинення видаткових операцій.
6.19. У разі отримання установою інформації про неприйняття рішення Держфінмоніторингом про подальше зупинення видаткових операцій на сім робочих днів, установа поновлює проведення видаткових операцій. Поновлення видаткових операцій здійснюється за розпорядчим документом установи.
6.20. У разі отримання рішення (доручення) Держфінмоніторингу про подальше зупинення видаткових операцій на сім робочих днів, установа забезпечує зупинення цих операцій до терміну, встановленого Держфінмоніторингом та вчиняє дії передбачені пунктами 6.2. – 6.2. цього Положення.
Подальше зупинення видаткових операції здійснюється за розпорядчим документом установи.
6.21. На наступний день після настання терміну до якого були зупинені видаткові операції, установа поновлює їх проведення. Поновлення видаткових операцій здійснюється за розпорядчим документом установи.
6.22. Установа, у разі отримання рішення (доручення) від Держфінмоніторингу про скасування рішення про зупинення видаткових операцій, поновлює проведення видаткових операцій.
Поновлення проведення видаткових операцій здійснюється за розпорядчим документом установа.
6.23. Установа зобов’язана зберігати документи, які підтверджують відправку повідомлень, отримання рішень (доручень) та повідомлень Держфінмоніторинга та всі відповідні розпорядчі документи, зазначені у цьому Розділі, не менше п’яти років з дати завершення зупинення фінансової операції (видаткових операцій).
7. Проведення внутрішніх перевірок діяльності установи
7.1.Перевірка діяльності установи на предмет дотримання законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму здійснюється один раз в календарний рік.
Перевірка призначається керівником установи або особою, яка виконує його обов’язки та оформляється розпорядчим документом.
Строк проведення перевірки та питання перевірки визначаються в розпорядчому документі.
7.2. Питання перевірки повинні охоплювати наступне:
виконання заходів передбачених Програмою;
виконання заходів передбачених Програмою навчання;
відповідність Правил і Програм вимогам законодавства;
дотримання вимог Правил;
відповідність оцінки ризику критеріям, визначеним Держфінмоніторингом;
дотримання працівниками вимог щодо зберігання документів стосовно ідентифікації осіб, які провели фінансову операцію та документів, що стосуються ділових відносин з клієнтом, даних про операції.
Керівник або особа, яка виконує його обов’язки має право встановити додаткові питання, які підлягають перевірці.
7.3.Перевірка здійснюється працівником(ами) підрозділу внутрішнього аудиту, або ревізійного органу, створення якого передбачено установчими та внутрішніми документами установи.
В разі відсутності відповідних органів перевірку здійснює посадова особа установи, визначена керівником установи або особою, яка виконує його обов’язки.
Перевірку відокремлених підрозділів установи може здійснювати відповідальний працівник установи.
7.4. За результатами перевірки складається акт, який підписують особи, які здійснювали перевірку. В акті зазначаються висновки, та, в разі необхідності, пропозиції щодо усунення недоліків, виявлених за результатами перевірки.
7.5. Акт перевірки, після його підписання, направляється керівнику суб’єкта установи або особі, яка виконує його обов’язки для інформування та вжиття, в разі необхідності, заходів реагування.
Ознайомлення керівника або особи, яка виконує його обов’язки з актом перевірки підтверджується підписом.
7.6. Поточні перевірки діяльності будь-якого підрозділу установи та його працівників щодо дотримання ними Правил та виконання Програм проведення фінансового здійснює відповідальний працівник установи в порядку встановленому Правилами.
В. о. начальника
внутрішнього аудиту та
фінансового моніторингу Д. Гвоздьов